Сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации хотят изменить

15.08.2019

Время чтения:~2мин.

Планируется, что сроки хранения бухгалтерской и кадровой документации будут изменены. Федеральным архивным агентством (Росархивом) предложен Проект приказа № 92945, в соответствии с которым будет представлен новый Перечень типовых управленческих архивных документов. На данный момент законопроект проходит общественное обсуждение.

Изменения по бухгалтерской документации

Если законопроект будет принят, то сроки хранения бухгалтерской документации изменятся следующим образом:

  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц и ИП, а также переписку о разногласиях по вопросам налогообложения нужно будет хранить не 5, а 6 лет (п. 310, 314 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами, будут находиться в организации совсем короткий срок по сравнению с существующими правилами - только 5 лет, а не 75 (п. 313 Перечня);
  • счета-фактуры будет разрешено уничтожать по истечении 5-ти, а не 4-х лет (п. 317 Перечня);
  • образцы подписей материально ответственных лиц сейчас хранят столько, сколько нужно (но не меньше 5 лет), а можно будет 5 лет после смены материально ответственного лица (п. 282 Перечня).

Изменения по кадровой документации

Касаемо кадровых документов, планируется изменение сроков хранения по следующим позициям:

  • графики отпусков планируется хранить дольше - 3, а не 1 год (п. 451 Перечня);
  • книги, карточки для учета, различные журналы, базы данных по отпускам должны будут находиться в организации 5 лет, а не как в настоящий момент - 3 года (п. 461 Перечня);
  • документы по дисциплинарным взысканиям будет разрешено уничтожать по истечении 3-х, а не 5-ти лет (п. 434 Перечня);
  • заявки о потребности в привлечении иностранных сотрудников планируется хранить 1 год вместо 5-ти лет (п. 377 Перечня).

Кроме того, для хранения отдельных кадровых документов предусмотрены конкретные сроки:

  • заявления сотрудников о выдаче документов, касающихся профессиональной деятельности, а также их копии нужно будет держать в организации 1 год (п. 449 перечня);
  • по уведомлениям и предупреждениям сотрудников срок хранения устанавливается 3 года (п. 436 Перечня).

Правила хранения документации

По общим правилам компания обязана хранить бухгалтерские и кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством. Данные правила и нормы регламентированы Федеральным законом "Об архивном деле" от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Хранение документации должны осуществлять главный бухгалтер и кадровик. Если компания большая, то допускается передача такой деятельности в ведение архивариуса или документоведа. В том случае, когда организация нарушает сроки или правила хранения документации, предусмотрена административная ответственность согласно ст. 13.25 КоАП РФ:

  • для должностных лиц 2 500 - 5 000 руб.;
  • для юридических лиц 200 000 - 300 000 руб.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

  • Twitter
  • Facebook
  • Vk

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!