Описание
В консолидированной базе заказчика уже была внедрена система «БИТ.ФИНАНС», куда ежедневно в автоматическом режиме выгружались документы ДДС из периферийных баз. Однако процессы бюджетирования и автоматического сбора факта по БДДС не были настроены.
Рост объема данных и разрозненность информационных баз компании начали существенно влиять на сроки получения управленческой отчетности. Ежемесячная консолидация фактических данных требовала от финансовой службы больших временных затрат на ручное сопоставление локальных статей и сведение информации из нескольких источников в единые таблицы Excel. Из-за различий в структурах исходных данных процесс сверки плановых бюджетов с фактическими платежами занимал много времени и нес в себе высокие риски возникновения человеческих ошибок.
Для реализации проекта привлекли команду «Первого Бита». В процессе внедрения команда специалистов развернула контур управленческого учета, планирования и автоматического сбора факта в консолидированной базе компании.
Актуализация НСИ. На первом этапе была упорядочена нормативно-справочная информация. Сформировали структуру планового бюджета движения денежных средств и создали единый справочник статей оборотов с четким разделением на поступления, расходования и внутригрупповые операции.
Автоматизация планирования. Разработанная форма ввода бюджета получила аналитические ограничения, заблокировавшие ввод планов по статьям внутригрупповых операций (ВГО), что защитило бюджет от искусственного завышения оборотов. Ввод плановых данных был сведен в одну удобную форму с возможностью импорта из Excel.
Настройка автоматического сбора факта. Настроили связь регламентированного учета с управленческим с помощью специального механизма соответствий. Фактическая информация стала собираться автоматически в момент проведения банковских выписок — бухгалтерская аналитика ДДС трансформируется в управленческую статью оборотов.
Внедрение инструментов контроля и отчетности. Для исключения человеческих ошибок настроили стандартную обработку «Контроль отражения факта БДДС», которая в реальном времени подсвечивает платежи без управленческих аналитик. Финальным шагом стала настройка автоматического аналитического отчета «План-факт БДДС». Перед сдачей системы проведено комплексное обучение сотрудников и разработана пользовательская инструкция.
Благодаря достигнутым результатам проекта заказчик совместно со специалистами компании «Первый Бит» планирует в дальнейшем реализовать настройку подсистемы «Казначейство» в «БИТ.ФИНАНС».
В результате успешной реализации проекта была выстроена единая структура управленческих данных, настроена удобная форма планирования БДДС и автоматическое получение факта по БДДС из документов регламентированного учета. Теперь мы оперативно получаем актуальный отчет «План-факт БДДС», сократили объем ручной работы и повысили прозрачность управленческого учета.
Отдельно благодарим команду «Первого Бита» за профессиональную реализацию проекта, внимательное отношение к нашим задачам, обучение сотрудников и подготовленную пользовательскую инструкцию. Планируем продолжить сотрудничество в рамках дальнейшего развития системы, в частности при настройке подсистемы «Казначейство» в «БИТ.ФИНАНС».
Финансовый директор компании-заказчика
